1. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig: AitoHR Oy
Tjänst: Kirjado
FO-nummer: 2959860-8
Postadress: Rautatienpuistokatu 7, 28130 Pori, Finland
Kontakt i dataskyddsfrågor: tietosuoja@aitohr.fi.
2. Vem meddelandet gäller
Meddelandet gäller besökare på Kirjados webbplats, personer som kontaktar oss eller prenumererar på nyhetsbrevet samt tjänstens läsare, författare, förlag och organisationskunder.
3. Personuppgifter som behandlas
Vi kan behandla:
- namn, e-postadress, telefonnummer, organisation och roll
- uppgifter om kontakter, samtycken och kundrelationen
- konto-, inloggnings-, behörighets-, prenumerations- och betalningsuppgifter
- uppgifter om verk och material som lämnats till tjänsten
- frågor, samtal, respons och annat innehåll som skapats i tjänsten
- tekniska uppgifter, såsom IP-adress, webbläsar- och enhetsdata, kakor samt säkerhets- och händelseloggar.
4. Ändamål och rättsliga grunder
Vi behandlar uppgifter för att tillhandahålla Kirjado, hantera behörigheter och kundrelationer, svara på kontakter, administrera betalningar och avtal, skydda tjänsten och utveckla den.
- Avtal: leverans av tjänsten och hantering av kundrelationen.
- Berättigat intresse: säkerhet, förebyggande av missbruk, analys och utveckling.
- Samtycke: nyhetsbrev, frivillig analys och annan uttryckligen samtyckesbaserad behandling.
- Rättslig förpliktelse: exempelvis bokföring och lagliga myndighetsförfrågningar.
5. Uppgiftskällor
Vi får uppgifterna främst från dig, din kundorganisation, tekniska händelser som uppstår när tjänsten används samt leverantörer som deltar i betalningar eller leveransen av tjänsten.
6. Mottagare och personuppgiftsbiträden
Uppgifter behandlas endast av behörig personal hos AitoHR Oy och leverantörer som behövs för tjänsten, till exempel leverantörer av hosting, databaser, autentisering, analys, automation, e-post, nyhetsbrev, betalningar och AI. Behandlingen regleras genom avtal och tillämplig lag.
Uppgifter kan lämnas till myndigheter när lagen kräver det. Vi lämnar inte ut personuppgifter för tredje parters egen marknadsföring.
7. Överföringar utanför EU och EES
Vi strävar efter att behandla uppgifter inom EU eller EES. Behandling utanför området grundas på ett beslut om adekvat skyddsnivå eller andra lagliga skyddsåtgärder, såsom standardavtalsklausuler och vid behov kompletterande åtgärder.
8. Lagringstid
Uppgifter sparas endast så länge de behövs för de ändamål som beskrivs här. Kund- och kontouppgifter sparas under kundrelationen och därefter så länge lagstadgade skyldigheter eller rättsliga anspråk kräver. Kontaktuppgifter raderas när ärendet och nödvändig uppföljning är klara. Nyhetsbrevsuppgifter sparas tills samtycket återkallas. Loggar sparas under en nödvändig, på förhand bestämd tid.
9. Dina rättigheter
Enligt tillämplig lag kan du ha rätt att:
- få tillgång till dina uppgifter
- begära rättelse eller radering
- begära begränsning av eller invända mot behandling
- få uppgifter i ett portabelt format när det är tillämpligt
- återkalla samtycke när som helst.
Kontakta tietosuoja@aitohr.fi för att utöva dina rättigheter. Vi kan be om ytterligare uppgifter för att verifiera din identitet. Du kan också klaga hos Dataombudsmannens byrå: tietosuoja.fi.
10. Kakor och analys
Vi använder kakor som är nödvändiga för tjänstens funktion och säkerhet. Frivilliga analys- eller marknadsföringskakor används endast med ditt samtycke, som kan återkallas i kakinställningarna.
11. Säkerhet och loggar
Vi skyddar uppgifterna med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Anslutningar krypteras, behörigheter begränsas enligt arbetsuppgift och relevanta säkerhets- och dataskyddshändelser kan registreras i en granskningslogg.
12. AI och automatiserat beslutsfattande
Kirjado använder AI för boksbaserade samtal, sammanfattningar och andra resultat som användaren begär. Uppgifter kan skickas till en AI-leverantör som agerar enligt avtal för att behandla begäran. Uppgifter används inte för att träna externa AI-modeller utan separat rättslig grund och information.
Vi fattar inte automatiska beslut med rättsliga eller motsvarande betydande följder för användaren.
13. Personuppgiftsincidenter
Misstänkta eller konstaterade personuppgiftsincidenter kan anmälas till tietosuoja@aitohr.fi. Vi bedömer händelsen utan dröjsmål och följer dataskyddsförordningens anmälningsskyldigheter.
14. Ändringar i meddelandet
Vi uppdaterar meddelandet när tjänsten, behandlingen eller leverantörerna ändras. Den aktuella versionen och uppdateringsdatumet publiceras på denna sida.