1. Behandlingsansvarlig
Behandlingsansvarlig: AitoHR Oy
Tjeneste: Kirjado
Organisasjonsnummer: 2959860-8
Postadresse: Rautatienpuistokatu 7, 28130 Pori, Finland
Kontakt for personvern: tietosuoja@aitohr.fi.
2. Hvem erklæringen gjelder
Erklæringen gjelder besøkende på Kirjados nettsted, personer som kontakter oss eller abonnerer på nyhetsbrevet, og tjenestens lesere, forfattere, forlag og organisasjonskunder.
3. Personopplysninger som behandles
Vi kan behandle:
- navn, e-postadresse, telefonnummer, organisasjon og rolle
- opplysninger om henvendelser, samtykker og kundeforhold
- konto-, innloggings-, tilgangs-, abonnements- og betalingsopplysninger
- opplysninger om verk og materiale som leveres til tjenesten
- spørsmål, samtaler, tilbakemeldinger og annet innhold som opprettes i tjenesten
- tekniske opplysninger, som IP-adresse, nettleser- og enhetsdata, informasjonskapsler samt sikkerhets- og hendelseslogger.
4. Formål og rettslige grunnlag
Vi behandler opplysninger for å levere Kirjado, administrere tilganger og kundeforhold, svare på henvendelser, håndtere betalinger og avtaler, beskytte tjenesten og videreutvikle den.
- Avtale: levering av tjenesten og oppfølging av kundeforholdet.
- Berettiget interesse: sikkerhet, forebygging av misbruk, analyse og utvikling.
- Samtykke: nyhetsbrev, frivillig analyse og annen behandling som uttrykkelig bygger på samtykke.
- Rettslig plikt: blant annet regnskap og lovlige myndighetskrav.
5. Kilder til opplysninger
Vi får opplysningene hovedsakelig fra deg, kundeorganisasjonen din, tekniske hendelser som oppstår ved bruk, og leverandører som deltar i betaling eller levering av tjenesten.
6. Mottakere og databehandlere
Opplysninger behandles bare av autorisert personell i AitoHR Oy og leverandører som er nødvendige for tjenesten, for eksempel leverandører av hosting, database, autentisering, analyse, automatisering, e-post, nyhetsbrev, betaling og KI. Behandlingen reguleres av avtaler og gjeldende lov.
Opplysninger kan utleveres til myndigheter når loven krever det. Vi utleverer ikke personopplysninger til tredjeparters egen markedsføring.
7. Overføringer utenfor EU og EØS
Vi søker å behandle opplysninger innenfor EU eller EØS. Behandling utenfor området bygger på en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller andre lovlige garantier, som standard personvernbestemmelser og eventuelle tilleggstiltak.
8. Lagringstid
Opplysninger lagres bare så lenge det er nødvendig for formålene som er beskrevet her. Kunde- og kontoopplysninger lagres under kundeforholdet og deretter så lenge lovpålagte plikter eller rettskrav krever. Henvendelser slettes når saken og nødvendig oppfølging er ferdig. Nyhetsbrevopplysninger lagres til samtykket trekkes tilbake. Logger lagres i en nødvendig, forhåndsdefinert periode.
9. Rettighetene dine
Etter gjeldende lov kan du ha rett til å:
- få innsyn i opplysningene dine
- be om retting eller sletting
- be om begrensning av eller protestere mot behandlingen
- motta opplysninger i et portabelt format når det gjelder
- trekke samtykket tilbake når som helst.
Kontakt tietosuoja@aitohr.fi for å bruke rettighetene dine. Vi kan be om mer informasjon for å bekrefte identiteten din. Du kan også klage til en tilsynsmyndighet, i Finland Dataombudsmannens kontor: tietosuoja.fi.
10. Informasjonskapsler og analyse
Vi bruker informasjonskapsler som er nødvendige for tjenestens funksjon og sikkerhet. Frivillige analyse- eller markedsføringskapsler brukes bare med samtykke, som kan trekkes tilbake i innstillingene.
11. Sikkerhet og logger
Vi beskytter opplysningene med egnede tekniske og organisatoriske tiltak. Forbindelser krypteres, tilganger begrenses etter oppgave, og relevante sikkerhets- og personvernhendelser kan registreres i en revisjonslogg.
12. KI og automatiserte avgjørelser
Kirjado bruker KI til bokbaserte samtaler, sammendrag og andre resultater brukeren ber om. Opplysninger kan sendes til en KI-leverandør som behandler forespørselen etter avtale. Opplysninger brukes ikke til å trene eksterne KI-modeller uten et eget rettslig grunnlag og informasjon.
Vi foretar ikke automatiserte avgjørelser med rettslige eller tilsvarende betydelige virkninger for brukeren.
13. Brudd på personopplysningssikkerheten
Mistenkte eller oppdagede brudd kan meldes til tietosuoja@aitohr.fi. Vi vurderer hendelsen uten ugrunnet opphold og følger varslingspliktene i personvernforordningen.
14. Endringer i erklæringen
Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten, behandlingen eller leverandørene endres. Gjeldende versjon og oppdateringsdato publiseres på denne siden.