1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: AitoHR Oy
Palvelu: Kirjado
Y-tunnus: 2959860-8
Postiosoite: Rautatienpuistokatu 7, 28130 Pori
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: tietosuoja@aitohr.fi.
2. Keitä seloste koskee
Seloste koskee Kirjadon verkkosivuston kävijöitä, yhteydenottajia, uutiskirjeen tilaajia sekä palvelun lukija-, kirjailija-, kustantaja- ja organisaatioasiakkaita.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Voimme käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio ja rooli
- yhteydenottojen, suostumusten ja asiakassuhteen tiedot
- tili-, kirjautumis-, käyttöoikeus-, tilaus- ja maksuihin liittyvät tiedot
- palveluun toimitetut teos- ja aineistotiedot sekä niihin liittyvät käyttöohjeet
- palvelussa esitetyt kysymykset, keskustelut, palautteet ja käyttäjän tuottamat sisällöt
- tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot, evästetiedot sekä turvallisuus- ja tapahtumalokit.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme tietoja Kirjado-palvelun tarjoamiseen, käyttöoikeuksien ja asiakassuhteen hoitamiseen, yhteydenottoihin vastaamiseen, maksujen ja sopimusten hallintaan, palvelun turvallisuuden varmistamiseen sekä palvelun kehittämiseen.
- Sopimus: palvelun toimittaminen ja asiakassuhteen hoitaminen.
- Oikeutettu etu: tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy, toiminnan analysointi ja palvelun kehittäminen.
- Suostumus: uutiskirje, vapaaehtoinen analytiikka ja muu erikseen suostumukseen perustuva käsittely.
- Lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpitoon ja viranomaispyyntöihin liittyvä käsittely.
5. Tietojen lähteet
Saamme tiedot pääosin käyttäjältä itseltään, asiakkaan organisaatiolta, palvelun käytöstä syntyvistä teknisistä tapahtumista sekä maksamisen tai palvelun toteuttamisen yhteydessä käytettäviltä palveluntarjoajilta.
6. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät
Tietoja käsittelevät vain AitoHR Oy:n valtuutetut henkilöt ja palvelun toteuttamiseen tarvittavat palveluntarjoajat. Näihin voivat kuulua hosting-, tietokanta-, tunnistautumis-, analytiikka-, automaatio-, sähköposti-, uutiskirje-, maksu- ja tekoälypalvelujen toimittajat. Niiden kanssa sovitaan henkilötietojen käsittelystä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lain niin edellyttäessä. Emme luovuta henkilötietoja kolmansille heidän omaa markkinointiaan varten.
7. Siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Pyrimme käsittelemään tiedot EU- tai ETA-alueella. Jos palveluntarjoaja käsittelee tietoja alueen ulkopuolella, siirto perustuu Euroopan komission riittävyyspäätökseen tai muuhun lainmukaiseen suojatoimeen, kuten vakiolausekkeisiin ja tarvittaessa täydentäviin suojatoimiin.
8. Tietojen säilytys
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Asiakas- ja tilitietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja tämän jälkeen lakisääteisten velvoitteiden ja oikeusvaateiden edellyttämän ajan. Yhteydenottotiedot poistetaan, kun asian käsittely ja tarpeellinen seuranta on päättynyt. Uutiskirjetietoja säilytetään suostumuksen peruuttamiseen asti. Turvallisuus- ja tapahtumalokeja säilytetään vain tarpeellinen, ennalta määritelty aika.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulla voi olla oikeus:
- saada pääsy omiin tietoihisi
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojesi poistamista
- pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
- saada toimittamasi tiedot siirrettävässä muodossa soveltuvissa tilanteissa
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@aitohr.fi. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi.
10. Evästeet ja analytiikka
Käytämme palvelun toiminnan ja turvallisuuden kannalta välttämättömiä evästeitä. Vapaaehtoisia analytiikka- tai markkinointievästeitä käytetään vain käyttäjän suostumuksella. Suostumuksen voi peruuttaa evästeasetuksista.
11. Tietoturva ja lokit
Suojaamme tiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Yhteydet suojataan salauksella, käyttöoikeudet rajataan tehtävien mukaan ja olennaisia turvallisuus- ja tietosuojatapahtumia voidaan kirjata tarkastuslokiin.
12. Tekoäly ja automaattinen päätöksenteko
Kirjado käyttää tekoälyä teoksiin perustuvien keskustelujen, yhteenvetojen ja muiden käyttäjän pyytämien tuotosten muodostamiseen. Palveluun annetut tiedot voidaan välittää sopimussuhteessa toimivalle tekoälypalvelun tarjoajalle pyynnön käsittelemiseksi. Tietoja ei käytetä ulkopuolisten tekoälymallien kouluttamiseen ilman erillistä oikeusperustetta ja siitä annettavaa tietoa.
Emme tee henkilötietojen perusteella automaattisia päätöksiä, joilla olisi käyttäjään kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
13. Tietoturvaloukkaukset
Havaitut tai epäillyt tietoturvaloukkaukset voi ilmoittaa osoitteeseen tietosuoja@aitohr.fi. Arvioimme tapahtuman viipymättä ja toimimme tietosuoja-asetuksen mukaisten ilmoitusvelvollisuuksien perusteella.
14. Selosteen muutokset
Päivitämme selostetta, kun palvelu, käsittelytavat tai palveluntarjoajat muuttuvat. Ajantasainen versio ja päivityspäivä julkaistaan tällä sivulla.