1. Dataansvarlig
Dataansvarlig: AitoHR Oy
Tjeneste: Kirjado
Virksomheds-ID: 2959860-8
Postadresse: Rautatienpuistokatu 7, 28130 Pori, Finland
Kontakt vedrørende databeskyttelse: tietosuoja@aitohr.fi.
2. Hvem meddelelsen gælder
Meddelelsen gælder besøgende på Kirjados websted, personer der kontakter os eller tilmelder sig nyhedsbrevet samt tjenestens læsere, forfattere, forlag og organisationskunder.
3. Personoplysninger, der behandles
Vi kan behandle:
- navn, e-mailadresse, telefonnummer, organisation og rolle
- oplysninger om henvendelser, samtykker og kundeforhold
- konto-, login-, adgangs-, abonnements- og betalingsoplysninger
- oplysninger om værker og materiale, der leveres til tjenesten
- spørgsmål, samtaler, feedback og andet indhold, der oprettes i tjenesten
- tekniske oplysninger såsom IP-adresse, browser- og enhedsdata, cookies samt sikkerheds- og hændelseslogfiler.
4. Formål og retsgrundlag
Vi behandler oplysninger for at levere Kirjado, administrere adgang og kundeforhold, besvare henvendelser, håndtere betalinger og aftaler, beskytte tjenesten og udvikle den.
- Kontrakt: levering af tjenesten og administration af kundeforholdet.
- Legitim interesse: sikkerhed, forebyggelse af misbrug, analyse og udvikling.
- Samtykke: nyhedsbrev, frivillig analyse og anden behandling, der udtrykkeligt bygger på samtykke.
- Retlig forpligtelse: blandt andet bogføring og lovlige myndighedsanmodninger.
5. Kilder til oplysninger
Vi får primært oplysningerne fra dig, din kundeorganisation, tekniske hændelser ved brug af tjenesten og leverandører, der deltager i betaling eller levering.
6. Modtagere og databehandlere
Oplysninger behandles kun af autoriserede medarbejdere hos AitoHR Oy og leverandører, der er nødvendige for tjenesten, eksempelvis hosting, database, autentifikation, analyse, automatisering, e-mail, nyhedsbrev, betaling og AI. Behandlingen reguleres af aftaler og gældende lov.
Oplysninger kan videregives til myndigheder, når loven kræver det. Vi videregiver ikke personoplysninger til tredjeparters egen markedsføring.
7. Overførsler uden for EU og EØS
Vi tilstræber at behandle oplysninger inden for EU eller EØS. Behandling uden for området bygger på en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller andre lovlige garantier, såsom standardkontraktbestemmelser og nødvendige supplerende foranstaltninger.
8. Opbevaring
Oplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt til de beskrevne formål. Kunde- og kontooplysninger opbevares under kundeforholdet og derefter, så længe lovkrav eller retskrav nødvendiggør det. Henvendelser slettes, når sagen og nødvendig opfølgning er afsluttet. Nyhedsbrevsoplysninger opbevares, indtil samtykket trækkes tilbage. Logfiler opbevares i en nødvendig, på forhånd fastsat periode.
9. Dine rettigheder
Efter gældende lov kan du have ret til at:
- få indsigt i dine oplysninger
- anmode om rettelse eller sletning
- anmode om begrænsning af eller gøre indsigelse mod behandlingen
- modtage oplysninger i et portabelt format, når det er relevant
- tilbagekalde samtykke når som helst.
Kontakt tietosuoja@aitohr.fi for at udøve dine rettigheder. Vi kan bede om yderligere oplysninger for at bekræfte din identitet. Du kan også klage til en tilsynsmyndighed, i Finland Dataombudsmandens kontor: tietosuoja.fi.
10. Cookies og analyse
Vi bruger cookies, der er nødvendige for tjenestens funktion og sikkerhed. Frivillige analyse- eller markedsføringscookies bruges kun med samtykke, som kan tilbagekaldes i cookieindstillingerne.
11. Sikkerhed og logfiler
Vi beskytter oplysninger med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Forbindelser krypteres, adgang begrænses efter arbejdsopgave, og relevante sikkerheds- og databeskyttelseshændelser kan registreres i en revisionslog.
12. AI og automatiske afgørelser
Kirjado bruger AI til bogbaserede samtaler, resuméer og andre resultater, som brugeren beder om. Oplysninger kan sendes til en AI-leverandør, der behandler anmodningen i henhold til aftale. Oplysninger bruges ikke til træning af eksterne AI-modeller uden særskilt retsgrundlag og information.
Vi træffer ikke automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning for brugeren.
13. Brud på persondatasikkerheden
Mistænkte eller konstaterede brud kan anmeldes til tietosuoja@aitohr.fi. Vi vurderer hændelsen uden unødig forsinkelse og følger GDPR’s anmeldelsespligter.
14. Ændringer i meddelelsen
Vi opdaterer meddelelsen, når tjenesten, behandlingen eller leverandørerne ændres. Den aktuelle version og opdateringsdato offentliggøres på denne side.